در صورتی که شما نیز همانند بسیاری از کاربران دیگر اینترنت برای بهره گیری از سرویس ایمیل ، Gmail را انتخاب کرده باشید ، ممکن است دوست داشته باشید تا از این پس ایمیل هایی که از جانب فرد یا سایت خاصی که معمولأ به طور روزانه برای شما ایمیل ارسال میکند را برای حفظ نظم سرویس ایمیل خود دسته بندی کنید. بدین شکل که ایمیل از جانب فرد یا سایت به طور اتوماتیک در یک دسته خاص قرار گیرد. در این ترفند قصد داریم به معرفی این روش به طور ساده در Gmail بپردازیم.

براي اين كار كافي است وارد محيط Gmail شويد .

حال در كنار كادر جستجو ، بر روي گزينه Create a fil‌ter كليك كنيد و يا به بخش Setting رفته و سپس بر روي زبانه Fil‌te‌rs كليك كرده و سپس عبارت Create a new filt‌er را برگزينيد.

حال در صفحه اي كه به چشم مي خورد ، مي توانيد عبارتي كه مد نظر شماست را با توجه به ايميلهاي خود در كادر هاي مختلف وارد كنيد .

• در كادر From مي توانيد مشخص كنيد ايميلهايي كه از طرف شخص يا شركت خاصي ارسال شود . (مثلا info@tarfandestan.com برای ایمیل های ترفندستان)
• در كادر To ايميلهايي كه به آدرس مشخصي ارسال شده اند . مثلا فرض كنيد تمامي ايميلهاي يك اكونت ديگر شما در سايتهاي ديگر يا يك اكانت ديگر گوگل به اكانت فعلي Forward مي شود . حال مي توانيد براي ايميلهاي خود دسته بندي هاي مختلف تعريف كنيد .
• در كادر Subject هم مي توانيد مشخص كنيد اگر كلمه خاصي در موضوع ايميل شما قرار داشت شامل دسته بندي (f‌ilt‌er) شود
• در كادر Has the words نيز مي توانيد جمله يا كلمه خاصي كه در متن ايميل وجود داشت را تايپ كنيد
• در صورت وارد كردن كلمه اي در كادر Doesn’t have ، چنانچه در متن ايميل شما آن كلمه وجود نداشته باشد آن ايميل شامل دسته بندي واقع مي شود .

با كليك بر روي دكمه Test Search مي توانيد نتايج را بلافاصله مشاهده كنيد .

شما مي توانيد تنها يكي از كادرهاي فوق و يا چندين كادر مختلف را پر كنيد .

حال با كليك بر روي دكمه Next Steps به مرحله بعد برويد .

حال در پنجره موجود مي توانيد نتايج را بنا به دلخواه خود تنظيم كنيد .

Skip the Inbox = ايميلهايي كه داراي خصوصيات تعريف شده باشند را درInbox ايميل شما نمايش نخواهد داد و تنها در دسته بندي كه تعيين مي كنيد جمع اوري خواهد شد (Labels)

Star it = ايمليهاي تعريف شده را ستاره دار خواهد كرد .

Apply the label = ايمليهايي كه داراي خصوصيات تعريف شده باشند را در يك Label خاص قرار خواهد داد .

Forward it to = ايميلهاي فوق را به يك آدرس ايميل ديگر Forward مي كند .

Delete it = نيز ايميلهاي ذكر شده را به صورت اتوماتيك حذف مي كند .

همچنين با انتخاب گزينه Also apply filter to نيز نتايجي كه در مرحله قبل يافت شده اند نيز شامل اين اعمال قرار خواهند گرفت ؛ در غير اين صورت تنها ايميلهايي كه از اين به بعد داراي خصوصيات فوق باشند شامل عمل Filter قرار خواهد گرفت .

از آنجايي كه قصد ما تنها جمع آوري يكسري ايميل خاص بود لذا گزينه Apply the Lable را انتخاب كرده و يك Label تعيين مي كنيم .

حال در صفحه اصلي Gmail ، در كادري كه در سمت چپ به چشم مي خورد با كليك بر روي Label خودتان مي توانيد ايميلهاي مربوطه را مشاهده كنيد . همچنين در صورت وجود ايميل خوانده نشده اي در هر Label عددي در مقابل label به چشم خواهد خوvد كه نشان دهنده تعداد ايميلهاي خوانده نشده است.